Handreichung

Vorbereitende Arbeiten zur Datenerfassung

Bevor im Herbst 2023 mit der Erfassung der Daten begonnen werden kann, empfehlen wir, bereits jetzt einige grundlegende Schritte durchzuführen.

  • Sichern Sie Ihre Dateien vor Verlust. Sie sollten mindestens zwei, besser drei Kopien Ihrer (Medien-)Daten haben. Am besten auf unterschiedlichen Speichermedien, aufbewahrt an unterschiedlichen Orten.
  • Wir empfehlen, eine Inventarliste der digitalen Inhalte und der aktuellen Speicherorte anzulegen, um einen Überblick zu gewinnen. Auf Windows kann dafür z.B. abeMeda benutzt werden. Für Mac OS empfiehlt sich NeoFinder. Diese Programme erstellen detaillierte Kataloge der Inhalte von Datenträgern, lesen technische Metadaten der Dateien aus und können die Ergebnisse in gebräuchliche Tabellenformate exportieren. Selbstverständlich können auch andere entsprechende Digital-Asset-Management-Programme benutzt werden.
  • Eine professionelle Lösung ist das Programm DROID, das vom Nationalarchiv Großbritanniens kostenfrei zur Verfügung gestellt wird. Es ist weniger bequem zu benutzen aber sehr leistungsstark. Mit DROID ist es auch möglich, Dateitypen zu identifizieren, auf falsche oder fehlende Datei-Suffixe zu prüfen und Prüfsummen zu berechnen (siehe weiterführende Lektüre).

Pflichtfelder für Metadaten

  • Sorgen Sie bitte dafür, dass mindestens folgende beschreibende Metadaten vorhanden sind:
Titel Jedes Werk oder Projekt muss mindestens einen Titel haben.
Projektkategorie Zur Klassifikation wird im späteren Erfassungs-Formular eine Taxonomie aller Kunst-Gattungen und deren Unterkategorien bereitgestellt, aus der Einträge ausgewählt werden können. Beispiele: Kunst/Videokunst/Videoinstallation, oder Musik/Tanzmusik. Man muss mindestens eine und kann beliebig viele Kategorien zuweisen. Bis das Erfassungs-Formular verfügbar ist, bitten wir darum, auf anderem Weg diesbezügliche Informationen festzuhalten.
Schlagwörter zu Genre und Inhalt Es wird die Funktion geben, Projekte über die Projektkategorie hinaus inhaltlich zu erschließen. Beispiel: Ein Projekt wurde bereits als Musik/ Klassische Musik /Bühnenmusik klassifiziert und bekommt zur weiteren Beschreibung die Schlagwörter Oper und (aufgrund z.B. einer thematischen Ausrichtung) griechische Mythologie zugewiesen. Durch Verweise auf Wikidata, ein externes kontrolliertes Vokabular, werden automatisch Synonyme und Definitionen ausgelesen und abgespeichert.
Inhaltliche Beschreibung im Freitext Bitte geben Sie an dieser Stelle alle weiteren, ggf. unstrukturierten Informationen an, die benötigt werden, um ihre Archivalien Dritten zu erschließen. Wir erfassen und veröffentlichen grundsätzlich zweisprachig deutsch/englisch.
Ereignisse Projekte sind mit Ereignissen verbunden. Beispiele: Aufführung, Ausstellung, Konzert, Bearbeitung. (Hier finden Sie eine Liste der verschiedenen Ereignisse, die bei der Erfassung benutzt werden können.) Wenn nichts Genaueres bekannt ist, kann man einem Werk meistens zumindest das Ereignis Herstellung zuweisen.
Datum Zeitpunkt oder Zeitraum, in dem Ereignisse stattgefunden haben.
Akteur:innen und deren Rollen Jedem Ereignis sollte idealerweise mindestens ein:e Akteur:in zugeordnet sein. Das sind meistens Personen, können aber auch Künstlergruppen oder Körperschaften sein. Personen haben im Rahmen eines Ereignisses mindestens eine Rolle inne (z.B. beim Ereignis Herstellung die Rolle Künstler:in, bei einer Aufführung die Rolle Interpret:in, usw.). Bis wir eine Auswahlliste von möglichen Rollen bereitstellen können, bitten wir darum, in ihren eigenen Worten diesbezügliche Informationen festzuhalten.
Rechteangaben Haben die Rechteinhaber:innen Ihrer Hochschule das einfache Nutzungsrecht zur Übernahme in das Archiv eingeräumt? Dürfen Sie darüber hinaus eine Lizenz zur Veröffentlichung im Netz vergeben, und wenn ja, welche? Wir stellen an dieser Stelle demnächst einen Entwurf für Abfrage und Einräumung der Nutzungsrechte bereit. Wenn die Archivalien bereits gemeinfrei sind, benötigen Sie kein Einverständnis der Urheber:innen.

Diese Informationen können schon vor Beginn der formellen Erfassung bereits jetzt gesammelt und zusammengeführt werden, auch wenn diese bisher nicht (oder nicht alle) strukturiert erfasst wurden. Als Hilfestellung kann dieses einfache tabellarische Formular benutzt werden. Es enthält zusätzlich einige Beispieldatensätze.

Selbstverständlich kann das Formular nach Bedarf erweitert werden, um über die Mindestanforderungen hinaus weitere relevante Metadaten zu sammeln und festzuhalten.

Weitere Informationen zu den wichtigsten Feldern finden sich unten unter dem Punkt Datenmodellierung.

Weiterführende Lektüre

Digi-Kunst Datenmodellierung

Dieses Diagramm zeigt in vereinfachter Form, wie die heterogenen Rohinformationen der unterschiedlichen Einliefernden in ein logisches Verhältnis gebracht und integriert werden, und in welchen Entitäten (Tabellen) und Attributen (Feldern) die einzelnen Metadaten erfasst und verfügbar gemacht werden.

Im Zentrum steht das Projekt, meistens ein künstlerisches Werk. Es sind aber auch z.B. Aufzeichnungen von Veranstaltungen erfassbar. Das Projekt hat einen oder mehrere Titel, es lässt sich kategorisieren und inhaltlich beschreiben.

Projekte entstehen üblicherweise aus dem Zusammenhang eines Studiengangs oder einer Hochschuleinrichtung. Diese erfassen wir in der Entität Organisationseinheit.

Die wichtigste Entität nach dem Projekt sind die Ereignisse. Hier führen wir die meisten mit dem Projekt verbundenen Informationen zusammen. Ereignisse sind gekennzeichnet durch einen Zeitpunkt oder Zeitraum und ggf. einen Ort. (Hier finden Sie eine Liste der verschiedenen Ereignisse, die bei der Erfassung benutzt werden können.)

Personen werden in der Entität Akteur:innen erfasst. Akteur:innen haben Rollen. Diese können sich je nach Ereignis unterscheiden.

Eine weitere wichtige Entität sind die digitalen Objekte oder Dateien. Diese sind entweder durch Retrodigitalisierung aus physischen Medien entstanden, oder sie sind born digital. Sie werden beschrieben durch eine Vielzahl von technischen Metadaten, die sich je nach Datei- und Medientyp stark unterscheiden können.

Digitalen Objekten kann eine Lizenz zur Veröffentlichung zugewiesen werden. Es ist möglich, auf Wunsch alle oder nur einzelne digitale Objekte eines Projekts (bzw. eines Ereignisses) zu veröffentlichen.

Weitere optionale Entitäten sind physisches Objekt, verwendetes Equipment und Informationsträger – siehe Diagramm.

Das volle Datenmodell und die im System angelegten Metadaten-Felder werden später an dieser Stelle dokumentiert werden.

Unterstützte Metadatenstandards

Die in Digi-Kunst.nrw erfassten Informationen werden, wie im Bericht des Vorprojekts erwähnt, in Metadatenaustauschformaten wie LIDO und MARC21 abgerufen werden können.

Infrastruktur

Das Strukturdiagramm veranschaulicht den logischen Aufbau der intendierten Projektinfrastruktur und zeigt die Zusammenhänge von System-Komponenten, Nutzer:innen, externen Institutionen und angebundenen Diensten.

Diese Handreichung wird kontinuierlich erweitert. Ansprechpartner an den Konsortialhochschulen werden per E-Mail über Updates informiert. René Bialik und Christian Sievers freuen sich über Fragen und Anregungen.

Page last modified: 25 Sep 2023.